外部LINE連携を許可するときに決めておくこと

LINE WORKS の特徴として、社外の LINE ユーザーと直接やり取りできる点があります。顧客が個人の LINE しか持っていない場合でも、こちらは業務アカウントのまま会話できます。

現場にとっては便利な機能です。一方で、業務のやり取りが社外に出ていく経路でもあります。有効にするなら、許可範囲と記録の取り方をセットで決めておきたいです。

許可範囲は3段階で考える

管理者画面では、外部 LINE 連携を「許可する / しない」だけでなく、対象メンバーを限定できます。判断の段階を分けると決めやすいです。

最初から3を選ぶ理由はあまりありません。2から始めて、必要な部署を足していくほうが管理しやすいです。組織を先に整理しておくと、この指定が楽になります。

同様の制御は「外部 LINE WORKS 連携」（他社の LINE WORKS テナントとの接続）にもあります。取引先が LINE WORKS を使っている場合はこちらも合わせて検討します。

社外とのやり取りが増えるほど、後から「いつ何を伝えたか」を確認する必要が出てきます。トラブル対応でも、業務の引き継ぎでも同じです。

決めておくのは次の3点です。

1. 監査ログで何を追えるようにするか

管理者画面から、ログインやファイル操作などの操作ログを確認できます。何を、どのくらいの期間見られる状態にしておくかを決めます。

2. トーク内容の保全をどうするか

退職や異動でアカウントを削除すると、そのメンバーのやり取りは追えなくなります。アカウントの削除前にデータをどう扱うかを、運用ルールとして先に決めておきます。後から思い出したときには消えています。

3. 確認する人と頻度を決める

ログを取っていても、誰も見なければ意味がありません。月次で誰が何を確認するかまで決めて、初めて運用になります。

外部連携を許可すると、テキストだけでなくファイルも社外に出ます。次の設定を合わせて確認しておきます。

端末の紛失を想定するなら、閲覧期間の制限は効果が大きいです。端末に残るデータの量そのものが減ります。

制限をかけると、現場からは「使いにくくなった」と言われます。伝え方を変えるだけで受け取られ方が変わります。