社内でAIを使うルールを文書にする

社内でAIを使い始めると、必ず「ルールを作ってほしい」と言われます。そこで出てくるのが**「機密情報は入力しないこと」の1行だけ**の文書です。

これでは運用できません。何が機密かの判断が各人に丸投げされているため、慎重な人は何も使わず、そうでない人は何でも入れます。

実際に配れる形にするには、次の5つを書きます。

1. 使ってよいツールを名前で書く

「生成AI」とまとめません。名前と契約形態を書きます。

分ける基準は、入力した内容が学習に使われない契約になっているかです。法人向けのプランはこの扱いが明記されていることが多いです。契約書や利用規約の該当箇所を、文書の中で引用しておきます。

2. 入れてよい情報の線引き

ここが本体です。3段階に分けると運用できます。

「入れない」は具体名で列挙します。「機密情報」という言葉だけでは誰も判断できません。

迷ったときの判断基準を1行で置く

それが社外に出ても問題ないか。判断がつかないなら入れません。

判断がつかないものを止めるのが目的なので、迷ったら止まる方向に倒す書き方にします。

固有名詞の伏せ方も書く

条件付きの情報を使いたい場面は多いです。伏せ方まで書いておくと、実際に使えます。

3. 出てきたものの扱い

共通して書くのは1行です。

AIが出したものの責任は、提出した人にあります。

「AIが間違えた」は通らないことを明記しておきます。

事実確認の手順も入れる

1. 数値・固有名詞・日付は、元の資料で1つずつ確認します
2. 出典を示された場合は、そのURLを実際に開きます
3. 確認できないものは、その旨を書くか削除します

4. 承認が要る場面

日常の利用まで承認制にすると、誰も使わなくなります。承認が要るのは、外とつながるときだけに絞ります。

申請の書式も、同じ文書の末尾に付けておきます。項目は4つで足ります。

使いたいツール：
用途：
入力する情報の区分：（入れてよい／条件付き）
連携先：（ある場合のみ）

5. 連絡先と報告

事故は必ず起きます。報告しやすくしておくことが、防ぐことより重要です。

「報告した人を責めない」と文書に書きます。この1行がないと報告が上がってきません。

やること

手順1. A4で2枚に収める

長い文書は読まれません。構成は次の通りです。

手順2. 部署ごとに1人、先に読んでもらう

配る前に、実際に業務でAIを使っている人に読んでもらい、次を聞きます。

• いま自分がやっている使い方が、どの区分に当たるか分かるか
• 判断に迷う場面が残っていないか

迷う場面が出たら、それを表の行として追加します。想定で書いた区分より、実例のほうが役に立ちます。

手順3. 更新の担当と頻度を決める

ツールも契約も変わります。文書の先頭に次を書きます。

最終更新：2026年◯月◯日
次回見直し：3か月後
管理：◯◯部

手順4. 置き場所を1か所にする

社内の文書ツールに1つだけ置き、そこへのリンクを配ります。ファイルを配布しません。配布すると古い版が残ります。

失敗例

まとめ

• 「機密情報は入力しない」の1行では運用できません。判断が各人に丸投げされます
• 使ってよいツールは名前と契約形態で書きます。基準は入力が学習に使われないこと
• 情報は「入れてよい／条件付き／入れない」の3区分です。入れないものは具体名で列挙します
• 条件付きを使うための固有名詞の伏せ方まで書くと、実際に使える文書になります
• 「AIが出したものの責任は提出した人にある」を明記します
• 承認は外とつながるときだけに絞ります。日常利用まで承認制にすると誰も使いません
• **「報告した人を責めない」**と書きます。この1行がないと事故が上がってきません

最初にやることは、いま社内で実際にどう使われているかを3人に聞くことです。想定で書いた区分より、実例から作った区分のほうが機能します。