AI導入を外注する前に、社内で決めておく5つのこと

AI導入の外注で、うまくいく会社といかない会社の差は、依頼の前に出ています。外注先がどれだけ優秀でも、依頼する側にしか決められないことがあります。

決めずに頼むと、外注先は一般的な提案を出すしかありません。一般的な提案は、自社の業務に合いません。

外注の前に社内で決めておく5つと、そのまま外注先に渡せる依頼メモの書き方をまとめます。外注全般の準備はベンダーに頼む前に、自分で決めておくことに書きました。ここではAI導入に特有の部分に絞ります。

問題：決めずに頼むと起きること

仕組み：外注先が決められない理由

外注先が決められないのは、判断に社内の事情が必要だからです。

どれも社外の人には見えません。だから依頼する側が先に決めます。

やること：5つを決める

1. 対象の業務を1〜3つに絞る

「AIで何かできないか」ではなく、業務の名前で書きます。1つの業務について、次の3つを書き出します。

時間が分からない場合は、次の2週間だけ記録してから頼みます。

2. AIに見せてよい情報を決める

外注先は試作のために、実際の資料やデータを見たがります。何を渡せるかを先に決めます。

判断に迷うものは、法務や情報管理の担当者に先に確認しておきます。

3. 社内の担当者を1名決める

外注先の窓口になる人を1名決めます。条件は2つです。

• 対象の業務を実際にやっている、またはよく知っています
• 週に2〜3時間、打ち合わせと確認に使えます

**担当者が決まらない会社は、外注しても進みません。**先に社内の時間を確保します。

4. 成功の基準を数字で書く

3か月後にどうなっていれば成功かを、数字で書きます。

5. 予算の上限と、決める人を書く

見積りを取る前に、上限を決めておきます。あわせて、誰が決裁するかも書きます。

上限を外注先に伝えるのをためらう人は多いです。ただ、伝えたほうが、その金額でできる範囲の提案が返ってきます。

依頼メモの例

5つをまとめると、外注先に渡すメモになります。

このメモがあれば、初回の打ち合わせから具体的な話ができます。

失敗例

まとめ

• 外注先に決められないことが5つあります。対象の業務、見せてよい情報、担当者、成功の基準、予算
• 業務は名前と時間で書きます。「AIで何か」では頼めません
• 渡せる情報を3つに区分しておくと、試作が止まりません
• 社内の担当者の時間を確保できないなら、外注の前にそこを解決します
• 5つをまとめた依頼メモがあれば、初回の打ち合わせから具体的に進みます

5つのうち、どこから決めればよいか分からない場合は、スポット相談で一緒に整理することもできます。料金は料金の目安に掲載しています。

外注の成否は、頼む前の1枚のメモで決まります。