ベンダーに頼む前に、自分で決めておくこと

同じ内容で3社に見積もりを取ったら、金額が3倍違いました。よくある話ですが、ベンダーの価格差が3倍あるわけではありません。各社が違うものを想定して見積もっているだけです。

原因は渡した情報の粒度にあります。頼む側が先に決めておくと、見積もりは揃うし、始まってからの手戻りも減ります。

決めておくのは6つです。

1. 何が困っているか

依頼書の1行目に、手段ではなく症状を書きます。

手段を先に書くと、その手段の中でしか提案が返ってきません。症状を書けば、もっと安い方法が出てくることがあります。

あわせて「いま何をしているか」を具体的に書きます。

現状：
 毎月1日〜3日、担当者2名が
 3つのシステムから手作業でデータを出し、
 表計算ソフトで突き合わせている。
 所要は合計40時間程度。
 突き合わせの過程で毎月2〜3件の不一致が出る。

数字が入るだけで、相手の見立てが変わります。

2. どこまでが範囲か

見積もりが割れる最大の原因です。やることではなく、やらないことを書きます。

「やらない」欄が空の依頼書は、相手が勝手に範囲を決めます。そこで各社の想定が分かれます。

3. 誰が使うか

習熟度を書いておくと、画面の作りが変わります。月に数回しか触らない人向けと、毎日使う人向けでは、良い設計が逆になります。

4. いつまでに必要か

期限には理由を添えます。理由があると、間に合わない場合に「どこを先に出すか」の相談ができます。

5. 予算の上限

言いたくない気持ちは分かりますが、伝えたほうが得をします。

金額そのものを言いたくなければ、幅で伝えます。「初期費用は◯百万円台まで、月額は◯万円台まで」で十分です。

6. 誰が決めるか

依頼書に決裁の経路を書いておきます。

実務の判断：◯◯（担当）
費用の決裁：◯◯部長（◯万円まで）／それ以上は役員会
会議体：毎週◯曜、次回は◯月◯日

判断待ちで止まる期間が、工程の遅れの大半を占めます。最初に経路が見えていれば、相手も打ち合わせの持ち込み方を変えられます。

依頼書の形

A4で1〜2枚です。項目は次の順で並べます。

1. 困っていること（症状と数字）
2. 現状の作業（誰が、いつ、何時間）
3. 実現したい状態（数字で書けるなら数字で）
4. 範囲（やること／やらないこと）
5. 使う人（人数・習熟度・端末）
6. 期限とその理由
7. 予算の幅
8. 決裁の経路
9. 手元にある資料の一覧

9番目を忘れません。「既存の設計書がある」と書いてあるかどうかで、見積もりが変わります。

やること

手順1. 現状の作業を時間で測る

見積もりの根拠になります。1か月だけでよいので、実際にかかっている時間を記録します。

この表があると、費用対効果の話が数字でできます。

手順2. やらないことを先に書く

やることより先に書きます。先に書くほうが、範囲がはっきりします。

手順3. 3社に同じ依頼書を渡す

口頭で補足しません。同じ紙を渡すと、返ってきた提案の違いがそのまま各社の考え方の違いになります。

手順4. 見積もりの内訳を揃えて比べる

合計金額だけで比べないでください。

最後の行が一番重要です。安い提案は、たいてい何かが入っていません。

失敗例

まとめ

• 見積もりが何倍も違うのは価格差ではなく、各社が違うものを想定しているから
• 1行目には手段ではなく症状と数字を書きます
• 範囲は「やること」より先に**「やらないこと」**を書きます
• 期限には理由を添えます。理由があると、分割して出す相談ができます
• 予算は幅で伝えます。伝えたほうが提案が早く収束します
• 決裁の経路を先に書きます。判断待ちが遅れの大半を占めます
• 比較は合計ではなく内訳で行います。「含まれていないもの」の行を必ず作ります

最初にやることは、いまの作業時間を1か月だけ記録することです。その数字があるだけで、依頼書の説得力も、費用対効果の議論もまったく変わります。