「AIで自動化したい」と言われたときに、最初に聞く質問

「AIで何か自動化できないかな」

こう言われて担当になった方から、相談を受けることがあります。困っているのは、やることが決まっていないことです。要望が抽象的なまま進めると、作ったあとで「これじゃない」と言われます。

私がこの段階で聞くのは、4つだけです。技術の質問ではありません。どれも業務の質問です。

要望が曖昧なまま進むと起きること

よくある失敗は、試しに作ってみるところから始めることです。

動くものができます。見せます。「もう少し精度が上がらないか」と言われます。調整します。また言われます。この往復が終わりません。何をもって十分とするかが決まっていないためです。

先に4つを埋めれば、この往復は起きません。

対象の作業に、1回あたり何分、月に何回かかっているか。

この数字が出ないなら、まだ着手する段階ではありません。効果を測れないからです。導入したあとに「で、どれくらい楽になったの」と聞かれて答えられないと、次の予算がつきません。

測り方は単純で構いません。次の1か月、作業のたびに分単位で記録するだけです。

ここで、そもそも月に10分しか使っていないと分かることもあります。その場合は、対象を変えたほうがよい、という判断ができます。これも成果です。

生成AIは間違えます。前提として、間違えても致命的にならない使い方から始めます。

社内向けの下書きなら、人が読んで直せます。社外へ自動で送る文面なら、間違いがそのまま相手に届きます。同じ「文章を作る」でも、必要な作り込みがまったく違います。

聞くのは、間違いが誰にどう届くかです。ここで社外や顧客の名前が出てきたら、人の確認を挟む工程を必ず入れます。

一番重要な質問です。

出てきた結果が良いか悪いかを、誰が、どういう基準で判断するのか。ここが決まらないと、改善のしようがありません。

基準は、機械で測れるものから決めてください。文字数が範囲内か。必須の項目が入っているか。禁止している表現が混ざっていないか。この3つだけでも、判断の大部分は自動化できます。

読みやすさのような、機械で測りにくいものは後回しで構いません。先に測れるものを押さえるほうが、改善が早く進みます。

この質問に「見れば分かる」としか答えられない場合、まだ着手できません。何を見て分かるのかを言葉にするところから始めます。

意外と聞かれないのがこれです。

うまくいかなかったときに、いつ、誰が中止を決めるのか。決めずに始めると、効果が出ないまま続くか、いつの間にか誰も使わなくなるかのどちらかになります。

あわせて、期限も決めておきます。3か月試して、作業時間が半分にならなければ中止します。この基準があると、関係者が安心して試せます。

順番はこうなります。

ここまで決まっていれば、作るものはかなり具体的になります。逆に、ここが決まらないまま作られたものは、たいてい使われません。

AIの導入がうまくいかない理由は、モデルの性能ではなく、この4つが飛ばされていることにあります。聞かれて答えに詰まったなら、それが最初の作業です。