人事給与システムを入れ替えるときに最初に決めること

人事給与システムの入れ替えは、機能比較表を作るところから始めると必ず行き詰まります。比較表は埋まるが、埋めても判断できません。

決めるべきは機能ではなく、次の3つです。ここが決まっていないと、ベンダーも見積もれません。

順に書きます。

1. 移行するデータの範囲

人事給与のデータは2種類あります。

もめるのは履歴のほうです。「全部入れたい」と言われがちですが、全部入れる必要はまずありません。

判断の材料は次の通りです。

現実的な落としどころは、マスタと直近数年の履歴だけを移し、それ以前は旧システムを参照専用で残す形です。旧システムのライセンスを1年だけ延長するほうが、移行するより安いことが多いです。

2. 切り替える月

給与計算には、年に何度か重い処理があります。

これらと重ならない月を選びます。残るのは2月〜3月、もしくは9月〜10月あたりです。

加えて、月次の締め日との関係を確認します。締めから支給日までの日数が短い会社ほど、切り替えの余裕がありません。「何日から何日までなら止めてよいか」を、給与担当者に直接聞いて日付で押さえます。

3. 並行稼働の期間

新旧の両方に同じ入力をして、結果が一致するかを確かめる期間です。

ここで見落とされるのが現場の工数です。並行稼働の期間は、給与担当者の作業がそのまま2倍になります。「その期間、他の業務を止めてよいか」を先に合意しておきます。

決めておくと後が楽な、あと3つ

業務をどこまで変えるか

パッケージは、そのまま使えば安いです。合わせに行くと高いです。

**判断の基準は「その運用に法的な根拠があるか」**です。就業規則や労使協定で決まっているものは変えられません。慣習で続いているだけのものは、変えられます。

誰が判断するか

人事給与は、関係者が多いです。

決められない項目が出たときに、誰に上げるかを最初に決めておきます。ここが曖昧だと、判断待ちで1か月が飛びます。

止まったときの逃げ道

切り替え当日にうまくいかなかった場合、どうするか。

1. 旧システムで今回の給与を計算し、切り替えを翌月に延ばします
2. そのために、旧システムをいつまで動く状態で残すかを決めておきます
3. 判断の期限（例：支給日の5営業日前）を決めておきます

給与は遅らせられません。逃げ道を先に用意します。

やること

現行の帳票を全部並べる

1. いま出している帳票を、紙・PDF・画面表示すべて集めます
2. それぞれについて「誰が」「いつ」「何に使うか」を1行で書きます
3. 使っていないものに印を付けます

この作業だけで、要件の半分が決まります。帳票の数がそのまま移行の工数になります。

誰が何を入力しているかを1枚にする

この表を埋めると、連携が必要な箇所が見えます。

例外処理を一覧にする

「この人だけ計算が違う」を全部書き出します。役員、出向者、短時間勤務、休職中、海外在籍。例外はパッケージ選定を左右するため、後回しにしません。

失敗例

まとめ

• 最初に決めるのは機能ではなく、移行範囲・切替月・並行稼働の期間の3つです
• 履歴は全部移しません。用途ごとに必要年数を決め、それ以前は旧システムを参照用に残します
• 切替月は、年末調整・算定基礎・昇給と重ならない月を選びます
• 並行稼働の間、現場の作業は2倍になります。期間中の業務量を先に合意します
• 業務を変えるかどうかは「法的な根拠があるか」で判断します
• 現行の帳票を全部並べる作業だけで、要件の半分が決まります
• 給与は遅らせられません。切り替えを延期する判断期限を先に決めておきます

やることは、ベンダーを呼ぶ前に帳票を並べることです。それができていれば、最初の打ち合わせの密度がまったく違います。