定例レポートを自動生成する仕組み

週次レポート、月次報告、日次のタスク状況などです。同じ形のものを毎回手で作っている状態は、時間が減らないだけでなく作るたびに数字がずれます。

自動化そのものは難しくありません。難しいのは、自動化してよい形にレポートを整えるほうです。順に書きます。

自動化の前に決めること

誰が、何を判断するためのレポートか

ここが決まっていないレポートは、自動化しても読まれません。

1つのレポートで3つを満たそうとしません。読む人が違えば、必要な粒度も違います。分けたほうが結局は短くなります。

載せない項目を決める

自動化すると項目を足すのが簡単になるため、放っておくと肥大します。

最初に「この指標が動いたら、誰が何をするか」を書けない項目は載せません。書けない項目は、見ても行動が変わりません。

仕組み

情報源（複数）
  ↓  決まった時刻に取りに行く
集約（1か所にまとめる）
  ↓  決めた型に当てはめる
整形（文章と数値を組み立てる）
  ↓
配信（チャットに投稿／文書として保存）

要点は、集約を1か所に寄せることです。情報源が3つあっても、整形の前に1つの形にしておけば、あとの処理は1本で済みます。

型を先に決める

自動生成で一番重要なのが型です。毎回同じ順番、同じ見出しで出します。

■ 今週の数字
　主要指標   今週 / 先週 / 前週比
　（3〜5項目まで）

■ 想定とずれたもの
　・項目名：数値。ずれた理由（1行）

■ 次の一手
　・やること：担当。期限

■ 参照
　元データの更新時刻、集計期間

「参照」を必ず入れます。いつ時点の数字かが書かれていないレポートは、後から検証できません。

AIに任せる部分と、任せない部分

数字をAIに作らせません。集計済みの数値を渡し、文章の形に整えるところだけを任せます。ここを混ぜると、それらしいけれど誤った数字が出ます。

渡し方は、集計結果を表の形で渡し、「この表の内容だけを使って、変化が大きい項目を3つ挙げる。原因は推測せず、数値の事実だけを書く」と指示します。

やること

手順1. いまの手作業を1回書き出す

自動化する前に、いま何をしているかを順番に書きます。

この表を作ると、自動化する順番が決まります。時間がかかっている工程からではなく、毎回同じことをしている工程から自動化します。上の例なら1〜3です。

手順2. 1項目だけ自動化する

全部を一度に作らないでください。まず1つの指標だけを、決まった時刻に投稿するところまで通します。

1. 集計するSQLを1本書き、結果を1行で返す形にします
2. スケジューラで毎週の実行時刻を設定します
3. 結果を自分だけに送ります

ここまでで、仕組みの骨格ができます。

手順3. 配信先を1人にして2週間試す

いきなり全員に送らないでください。自分だけに2週間送り、次を確認します。

3つ目が一番大事です。読んでも行動が決まらないなら、項目の選び方が間違っています。

手順4. 止まったことに気づける状態にする

自動化の失敗で多いのが、止まったまま誰も気づかないことです。

• 失敗したときだけ通知します（成功は通知しない）
• 通知には、どのレポートが・いつの実行で失敗したかを入れます
• 週に一度、前回の配信時刻を目視で確認します

失敗例

まとめ

• 自動化の前に決めるのは技術ではなく、誰が何を判断するためのレポートか
• 1つのレポートで複数の読み手を満たそうとしません。分けたほうが短くなります
• 情報源が複数でも、集約を1か所に寄せるとあとの処理が1本で済みます
• 型を先に決めます。「参照」欄に集計期間と更新時刻を必ず入れます
• 数字はAIに作らせません。集計済みの値を渡し、文章化だけ任せます
• 1項目ずつ通し、自分だけに2週間送って確かめてから広げます
• 失敗時だけ通知します。成功通知は失敗を埋もれさせます

最初の一歩は、いまの手作業を5行で書き出すことです。自動化すべき工程は、その表を見れば決まります。